Технология работы с презентациями PowerPoint Режимы отображения и работы с презентацией. Режимы отображения документов в ms PowerPoint Продуманная структура – залог успешной презентации

На компьютере с Windows и на macOS ширина области эскизов слайдов в PowerPoint является изменяемой. При редактировании слайдов в области слайда, работе с эскизами слайдов или создании структуры презентации можно легко увеличить рабочее пространство. Вы можете показать или скрыть или увеличить или расширить область, содержащую эскизы слайдов.

В Веб-приложение PowerPoint эскизы слайдов всегда доступны в области с фиксированной шириной в левой части окна браузера.

Отображение или увеличение размера области эскизов

Если эскизы слайдов в левой части экрана скрыты или свернуты, их можно отобразить или развернуть следующим образом:

Скрытие или уменьшение размера области эскизов

Чтобы в области редактирования было доступно больше места, можно скрыть или свернуть эскизы в левой части экрана.

Отображение и расширение вкладок "Структура" и "Слайды"

Когда область, в которой находятся вкладки "Структура" и "Слайды", скрыта или свернута, выполните следующие действия, чтобы отобразить эту область или увеличить ее ширину:

Скрытие и свертывание вкладок "Структура" и "Слайды"

Чтобы в области редактирования было доступно больше места, можно скрыть или уменьшить область, в которой находятся вкладки "Структура" и "Слайды".

Если область, в которой находятся вкладки "Структура" и "Слайды", занимает слишком много места на экране, выполните следующие действия, чтобы скрыть ее или уменьшить ее ширину.

MS PowerPoint -- прикладная программа Microsoft Office, предназначенная для создания презентаций. Презентация --это демонстрационный набор слайдов, подготовленных на компьютере, которые предназначены для представления материала, связанного с какой-либо Вашей деятельностью.

Основное назначение MS PowerPoint --планирование, создание и редактирование презентаций с целью повышения эффективности восприятия и запоминания информации. Презентация --это краткий содержательный рассказ, состоящий из слайдов, как в диафильмах, но с использованием современных информационных технологий (компьютера, проектора, соответствующего программного обеспечения и т.п.). Слайды несут содержательную часть проекта, оформленного интересными рисунками, графиками и эффектами. MS PowerPoint позволяет включать в презентации различные анимационные и мультимедиа эффекты.

Запуск программы MS Power Point осуществляется с помощью команд: Пуск -- Главное меню -- Программы -- Microsoft Power Point.

Структура окна MS PowerPoint

Окно MS PowerPoint имеет традиционную структуру окон приложений Windows, повторяет основное назначение панелей и команд, однако отличается отдельными элементами (рис. 10.2). Строка меню, например, содержит такую вкладку, как Показ слайдов. Кроме этого, окно MS PowerPoint содержит специфические элементы:

Миниатюры слайдов -- предназначены для быстрого перемещения по слайдам презентации;

Рабочая область -- область для создания слайдов, размещения на нём объектов --текста, картинок, диаграмм, клипов, звуков;

Область задач -- содержит список текущих задач;

Панель Рисование -- содержит команды для работы с графическими объектами, даёт возможность сделать несложные красочные рисунки, эмблемы, оформить красивый текст.

Набор панелей, доступных в MS PowerPoint, можно дополнить, например, такими, как WordArt, Настройка изображения и др. Для этого выберите в строке меню команду Вид --Панели инструментов. Откроется целый список панелей. Щёлкайте по названию нужной панели, и она тут же появится на экране. Но помните --каждая новая панель отнимает место у рабочей области, поэтому поработали --уберите панель точно так же, как включали.

Для сохранения презентации в меню Файлили на панели инструментов Стандартная выберите команду Сохранить, в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Имя файла введите имя презентации, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Файл презентации MS PowerPoint имеет расширение.рpt.

Рис. 10.2

Эффективные способы создания презентаций. Использование конструктора и шаблонов

Создание привлекательных слайдов и электронных презентаций в MS PowerPoint происходит с минимальной затратой усилий. Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из таких действий, как выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого, выбор разметки слайдов, изменение при необходимости оформления слайдов, изменение цветовой схемы, применение различных шаблонов оформления и создание таких эффектов, как эффекты анимации при демонстрации слайдов.

Область задач Создание презентации в MS PowerPoint предоставляет ряд вариантов для создания новой презентации, среди которых:

Новая презентация. Слайды имеют минимум элементов оформления, цвета к ним не применены. Пользователь оформляет слайды по своему усмотрению.

Из имеющейся презентации. Презентация создаётся на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением. Создаётся копия имеющейся презентации, позволяющая создать новую презентацию, внеся изменения в оформление и содержимое исходной презентации.

Из шаблона оформления. Презентация создаётся на основе имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint, содержащего основные элементы оформления, шрифты и цветовую схему.

Чтобы все слайды были оформлены в едином стиле, для облегчения операций по оформлению слайдов можно использовать также кнопку Конструктор на панели Форматирование.

Если на ней щёлкнуть, в области задач появится панель Дизайн слайда, которая представляет миниатюрные эскизы оформления (рис. 10.4). Необходимый Вам шаблон оформления выбирается щелчком.

Шаблон задает для всех слайдов:

Цвет фона;

Стили маркеров и нумерации;

Цвет и размер заголовка;

Цвет и размер основного текста;

Элементы оформления в виде фоновых рисунков, линий, рамок и т.д.

При этом первый слайд будет отличаться от всех остальных, т.к. он является титульным.

Для оформления слайда можно использовать также готовые цветовые схемы. Цветовая схема состоит из восьми пунктов, использующихся при оформлении слайда для фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок (рис.10.5).

Для просмотра цветовой схемы слайда выделите его, а затем отобразите на экране область задач Дизайн слайда -- Цветовые схемы. Цветовая схема текущего слайда будет отображена в области задач как выделенная.

Шаблон оформления включает цветовую схему, заданную по умолчанию, а также дополнительные цветовые схемы на выбор, подобранные специально для данного шаблона. Установленный по умолчанию «пустой» шаблон также содержит цветовые схемы.

Если макет слайда должен быть другим, в меню Формат выберите команду Разметка слайда, а затем выберите нужный макет (рис.10.6).

Рис.10.4.

Рис.10.5. Область задач Цветовые схемы

Рис.10.6

Чтобы вставить в презентацию новый слайд, нужно выбрать команду Создать слайд или в строке меню Вставка выбрать команду Создать слайд (в некоторых версиях --Новый слайд)и задать макет для слайда.

Если Вы хотите поменять фон не во всех слайдах, а только в определённом, Вам нужно в пункте строки менюФормат выбрать командуФон, в открывшемся диалоговом окне установить необходимые параметры и нажать командуПрименить.

Планирование и подготовка презентации

Запланируйте свою презентацию заранее.

Охарактеризуйте направленность своей аудитории: техническая, не техническая, управленческая или смешанная.

Четко определите свою цель. Определите ответ на вопрос «Что мне это дает?» и основные моменты, на которые Вы хотите обратить внимание.

Какое обязательство Вы хотите, чтобы аудитория взяла на себя?

Каких результатов Вы планируйте достичь?

Какие изображения PowerPoint будут использованы?

Какие общеизвестные образы или аналогии Вы будете использовать?

Какую информацию на доске или откидных схемах Вы будете использовать?

Каковы Ваши вопросы для взаимодействия?

Титульный Слайд – Откройте слайд на проекторе и оставьте его открытым, пока не начнется собрание.

Вступление перед аудиторией (15% от времени презентации)

Слайд, отображающий цель – Оставьте данный слайд открытым во время вступления. Постройте отношения, основанные на взаимопонимании и взаимодоверии, а также установите общий язык (например, «Здравствуйте, Джон, очень рад Вас снова видеть»).

Объявите цель беседы. Разработайте ответ на вопрос «Что мне это дает?», обращаясь к проблеме аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении. Найдите записи аудитории в презентации, давая им знать, почему они должны Вас слушать. Как Вы были записаны для обсуждения данной темы? Поделитесь историей или полагайтесь на свой опыт.

Предусмотрите все правила участия или логические вопросы, на которые необходимо обратить внимание, такие как: время, когда можно задавать вопросы и использование портативных компьютеров или мобильных телефонов.

Слайд, указывающий план действий – Расскажите, о чем Вы будете сегодня говорить, используя маркеры для каждого раздела.

Слайд, указывающий план действий – Покажите еще раз, выделив раздел 1, а затем переходите к основной части презентации.

Основная часть (75% от времени презентации)

Раздел 1, слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.

Слайд, указывающий план действий – Выделите следующий раздел, переходите к следующему разделу.

Раздел 2(и т.д.), Слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.

Используйте слайды, доску, откидные схемы, общеизвестные образы, аналогии.

Время для вопросов и ответов – Если у вас есть раздел «Время для вопросов и ответов», тогда поместите его здесь, перед заключением (никогда не используйте данный раздел после заключения).

Предложение-переход, которое соединяет конец основной части с началом заключения.

Заключение (10% от времени презентации)

Слайд, указывающий план действий – Выделите раздел «Краткие выводы» – Оставьте слайд открытым, подведя итоги.

Повторите снова свою цель или контекст беседы.

Повторите снова запись/ ответ на вопрос «Что мне это дает?»/ проблему аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении.

Повторите снова все пункты, которые были рассмотрены.

Заканчивайте свою презентацию призывом к действиям.

Из книги IT-презентация

Перевод: Ольга Жикина

Режим структуры похож на обычный, но область структуры презентации увеличена, а области слайда и заметок уменьшены. Этот режим в основном предназначен для работы над текстом. Он позволяет сконцентрироваться на словесном изложении идей, подобрать оптимальную последовательность подачи материала. Дизайн и другие элементы оформления, как правило, прорабатываются в других режимах просмотра, хотя область слайда позволяет работать с конкретными объектами и в режиме структуры.

На рис. 13.13 представлены разделы и подразделы презентации в режиме структуры. В расположенной слева области структуры есть пронумерованные значки слайдов с заголовками, а также подзаголовки и пункты списков. Подобная область структуры имеется и в обычном режиме просмотра, который поддерживает все приемы работы со структурой презентации. Однако при обычном просмотре презентации размер этой области, как правило, невелик.

Для разработки содержания презентации предназначена специальная панель инструментов Структура , показанная на рис. 13.14. Она помогает перемещать слайды презентации, изменять уровень структурных элементов, сворачивать и разворачивать вложенные списки пунктов.

Рис. 13.13. Режим структуры презентации PowerPoint

Примечание В области структуры отображается не всякий текст, имеющийся на слайде, а толь ко тот, который был введен в специальные зоны разметки слайдов- текстовые местозаполнители. Обратите внимание, что в структуре третьего слайда отсутствует надпись, добавленная вами в нижнюю часть слайда.

Рис. 13.14. Панель инструментов структуры

Примечание Если панель Структура отсутствует на экране, щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите в контекстном меню пункт Структура . Повторный выбор того же пункта скроет указанную панель инструментов.

Давайте воспользуемся режимом структуры и дополним презентацию еще несколькими слайдами, а заодно научимся перемещать слайды и пункты списков в пределах одной презентации.

1. Чтобы переключиться в режим структуры, щелкните на соответствующей кнопке панели режимов.

2. Щелкните на кнопке Свернуть все панели инструментов Структура , чтобы в структуре презентации остались видны только заголовки слайдов.

3. Переместите текстовый курсор в конец заголовка третьего слайда и нажмите клавишу Enter. В презентацию будет добавлен четвертый слайд.

4. Введите текст Структура подразделения и нажмите клавишу Enter. Появится пятый слайд.

5. Повторяя указанные действия, введите заголовки пятого и шестого слайдов, чтобы структура презентации стала такой, как показано на рис. 13.15.

Рис. 13.15. Список слайдов презентации PowerPoint

Шестой слайд будет содержать двухуровневый маркированный список. Давайте введем его пункты.

6. Нажмите клавишу Enter. Появится седьмой слайд. Щелкните на кнопке Понизить уровень панели инструментов Структура . Строка седьмого слайда превратится в пункт списка. Введите текст Телевидение.

7. Нажмите клавишу Enter. Снова щелкните на кнопке Понизить уровень. Появится пункт списка второго уровня вложения. Введите текст 30-секундный ролик. Нажмите клавишу Enter и введите текст 60-секундный ролик.

8. Еще раз нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Повысить уровень . Пункт списка второго уровня превратится в пункт списка первого уровня. Введите слово Радио.

9. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Понизить уровень.

Рис. 13.16. Двухуровневый маркированный список

10. Введите еще несколько пунктов списка, как показано на рис. 13.16. При необходимости разметку слайда можно изменить прямо в режиме структуры. Кроме того, хотелось бы переставить местами слайды презентации и поменять пункты списка шестого слайда. Чтобы скорректировать структуру презентации, выполните следующие действия.

11. Выделите пятый слайд. Он сделан по разметке Заголовок и текст . Щелкните на авторазметке Заголовок и текст в две колонки в окне Разметка слайда в области задач приложения. В пятом слайде появятся два местозаполнителя для ввода текста.

Примечание Для повышения и понижения уровня элемента структуры можно пользоваться соответствующими кнопками панели Форматирование , клавишей Tab и комбинацией клавиш Shift+Tab.

12. Поместите указатель мыши на значок шестого слайда.

13. Нажмите левую кнопку мыши и тащите указатель вверх. Когда горизонтальная линия, показывающая будущее положение шестого слайда, окажется между значками четвертого и пятого слайдов, отпустите кнопку мыши (рис. 13.17). Пятый и шестой слайды поменяются местами.

Рис. 13.17. Перемещение слайда презентации PowerPoint с помощью мыши

14. Щелкните на маркере пункта Телевидение. Окажутся выделенными как этот пункт, так и все вложенные подпункты.

15. Тремя щелчками на кнопке Вниз панели инструментов Структура переместите выделенные пункты в конец слайда.

16. Щелчком поместите текстовый курсор в заголовок слайда 3 и щелкните на кнопке Развернуть панели инструментов Структура . На экране появится содержимое третьего слайда. Изучите различия между структурой списков разных слайдов.

Чтобы свернуть содержимое слайда, с которым вы не работаете в данный момент, поместите курсор в тело этого слайда и щелкните па кнопке Свернуть .

17. Щелкните на кнопке Развернуть все панели инструментов Структура , чтобы вывести на экран текст всех слайдов.

Примечание Если панель инструментов Структура отсутствует на экране, для разворачивания и сворачивания структуры слайдов пользуйтесь кнопкой Развернуть панели инструментов Стандартная , которая работает как флажок.

18. Щелкните на кнопке Отобразить форматирование панели инструментов Структура или Стандартная . Вы увидите реальный шрифт и маркеры всех пунктов структуры слайдов, как показано на рис. 13.18. В этом режиме удобно изменять начертание текста прямо в структуре презентации и сравнивать шрифты различных слайдов.

Рис. 13.18. Структура слайдов презентации PowerPoint в режиме показа форматирования

19. Чтобы вернуться к редактированию структуры и не отвлекаться на форматирование текста, повторно щелкните на кнопке Отобразить форматирование . Элементы форматирования текста исчезнут.

Внизу окна презентации размещается ряд кнопок, предназначенных для изменения режима просмотра. По умолчанию используется

1.Обычный режим (Normal View) , в котором выполняются основные действия по разработке презентации. Обычный режим включает три панели:

Структура (Outline/Slides) ,

Слайд (Slide)

Заметки (Notes) .

Панель Структура (Outline/Slides) позволяет переключаться между отображениями презентации в виде структуры или миниатюр слайдов.

На панели Слайд (Slide) слайды представлены в том виде, в каком они отобразятся на экране в процессе показа.

Панель Заметки (Notes) предназначена для ввода заметок докладчика.

Размер любой из панелей можно изменить, перетащив ее границы. В правой части окна PowerPoint располагается область задач, на которой представлены команды, характерные для определенной задачи. С помощью области задачи можно быстро получить доступ к нужным командам, не обращаясь к меню или панелям инструментов. PowerPoint отображает ту или иную область задачи в зависимости от ситуации. Например, после запуска программы появляется область задачи Создание презентации (New Presentation) , содержащая команды, которые используются при создании презентации. При добавлении нового слайда появится область задач Разметка Создание слайда (Slides Layout) , содержащая стандартные макеты слайдов. Если нужная область задач отсутствует на экране, можно отобразить ее, воспользовавшись меню Другие области задач (Other Task Panels) . Если область задач не нужна, можно убрать ее с экрана, освободив тем самым место для работы. Для этого в меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panel) . Эта же команда используется, чтобы отобразить область задач, если ее нет на экране.

2. В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. В режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

3.В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера. В этом режиме удобно работать с объектами, размещёнными на слайде, особенно мелкими.

4. В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими все рабочее поле, под каждым из которым размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра.

5. При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов

Структура документов PowerPoint.

Любой документ PowerPoint представляет наборслайдов, таких слайдов в презентации может быть много, каждый слайд имеет свой уникальный номер, который присваивается по умолчанию в зависимости от его места. Последовательность слайдов в документе линейная. Слайды содержат объекты самого разного типа. На каждом слайде присутствует хотя бы один объект, называемый – фон кадра. Таким образом, можно сделать вывод, что пустого слайда существовать не может и под «пустым» понимается слайд с объектом типа «фон».

К объектам, размещаемым на слайде, относятся:

Фон (обязательный элемент любого слайда) Фон может быть представлен как обычное цветовое заполнение или иметь в качестве основы рисунок. Источник фонового рисунка может быть как внутренним так и внешним.

Текст. Текст может иметь различное форматирование (разные элементы шрифтового оформления, методы цветового оформления, выравнивания, приёмы создания абзацных отступов).

Колонтитулы. Колонтитулы могут создаваться автоматически и относятся также как и гиперссылки к особым элементам форматирования. Обычно колонтитулы содержат полезные сведения, такие как, например, имя автора презентации, название компании, текущую дату или номер страницы. Поскольку PowerPoint позволяет добавить несколько верхних и нижних колонтитулов, можно задать различные колонтитулы для слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика. Добавление колонтитулов осуществляется с помощью команды Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View) .

Таблицы. Таблицы представляют собой специальным образом форматированный текст, размещаеый в ячейках, разделённых вертикальными и горизонтальными границами. Границы могут быть скрыты или выделены линиями, а ячейки иметь цветовое оформление фона. Таблица может иметь как внутренний, так и внешний источник.

Графические изображения. Графическое изображение может использоваться в качестве фона или быть отдельным объектом на слайде. Для полноценного отображения графики необходимо знать особенности форматов графических файлов, которые поддерживает PowerPoint .

Надписи (как особый вид графики). Кнопка Надпись (Text Box) на панели инструментов Форматирование позволяет разместить на слайде дополнительные текстовые объекты. Надписи обычно используются для включения в презентацию объявлений, ссылок и замечаний, которые не относятся к основному тексту. С помощью кнопки Надпись (Text Box) можно создать два типа текстовых объектов: собственно надпись, состоящую из одной строки, и текстовое поле, включающее текст, автоматически распределяющийся внутри заданных границ. Для создания надписи достаточно указать ее положение на слайде, щелкнув в нужном месте. Чтобы создать текстовое поле, следует протащить указатель по слайду, чтобы начертить прямоугольник нужного размера. Надпись и текстовое поле можно преобразовать одно в другое, воспользовавшись параметрами, представленными в диалоговом окне Формат надписи (Format Text Box) . Можно также преобразовать надпись в текстовое поле, перетащив рукоятку масштабирования. Ширина надписи уменьшится, и текст автоматически распределится по строкам.

Диаграммы (как особый вид графики). Диаграмма способна сразу показать относительные параметры развитие тенденций. Их преимущество заключается в возможности визуализации значений (каких – либо цифр).

Фильм (видеоклип). Фильм – это объект PowerPoint, содержащий последовательность кадров, хранящихся в одном файле. Фильм обязательно имеет внешний источник и воспроизводится внешними средствами.

Звук. Звук является объектом, внешним по отношению к документу PowerPoint и поэтому требует всегда указания названия источника. Небольшая коллекция звуков входит в стандартную поставку Microsoft Office. Воспроизведение осуществляется внешними средствами.

Значок (ярлык). Значок (ярлык) представляет собой ссылку одновременно и на внешний объект, и на приложение, способное корректно его обработать в соответствии с расширением имени файла объекта.

Цветовая схема слайда (особый объект, цветовое оформление различных объектов). Цветовая схема – устанавливает заданное соотношение цветового оформления некоторых объектов, которое можно сохранить и использовать в дальнейшем.